W naszej ocenie, co do zasady nie.
W podatku od towarów i usług obowiązek podatkowy oraz obowiązek wystawienia faktury odnoszą się do konkretnej czynności opodatkowanej. Sama wpłata środków pieniężnych nie jest jeszcze taką czynnością. Przelew staje się zaliczką dopiero wtedy, gdy można go bezpośrednio powiązać z konkretną przyszłą dostawą towarów albo świadczeniem usług.
Ma to duże znaczenie praktyczne, zwłaszcza wtedy, gdy po wystawieniu faktury zaliczkowej klient zmienia decyzję co do zamówienia.
W takiej sytuacji trzeba rozróżnić dwa przypadki.
Przypadek pierwszy: klient rezygnuje z pierwotnie złożonego zamówienia i składa nowe. Wówczas pierwotna zaliczka przestaje być powiązana z dostawą, której miała dotyczyć. Skoro nie dojdzie do tej konkretnej dostawy, to odpada również podstawa do utrzymywania faktury zaliczkowej wystawionej do tego zamówienia.
Jeżeli klient decyduje, że wpłacone środki mają zostać przeznaczone na inne zamówienie, na gruncie VAT należy potraktować to tak, jakby doszło do zwrotu pierwotnej zaliczki oraz do wpłaty nowej zaliczki na poczet innej dostawy. Nie musi przy tym dojść do faktycznego przelewu zwrotnego i ponownej wpłaty. Istotne jest to, że klient dysponuje kwotą zaliczki i wskazuje jej nowe przeznaczenie.
Skutek? Pierwotną fakturę zaliczkową należy skorygować „do zera”, a następnie wystawić nową fakturę zaliczkową odnoszącą się już do nowego towaru lub usługi. Za dzień otrzymania nowej zaliczki można zasadniczo przyjąć dzień, w którym klient zmienił decyzję i wskazał, że środki mają zostać przeznaczone na nowe zamówienie.
Przypadek drugi: wygląda nieco inaczej. Może się zdarzyć, że klient od początku zamówił konkretny towar lub usługę, ale na fakturze zaliczkowej omyłkowo wpisano inną nazwę. Wtedy nie dochodzi do zmiany zamówienia ani do zmiany przedmiotu przyszłej dostawy. Mamy jedynie błąd w treści faktury.
W takim przypadku wystarczające powinno być wystawienie faktury korygującej, która poprawi błędną nazwę towaru lub usługi. Nie ma potrzeby korygowania całej faktury „do zera” i wystawiania nowej, ponieważ zaliczka od początku była związana z tą samą czynnością opodatkowaną.
Podstawą do takiego podejścia jest art. 106j ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Przepis ten przewiduje obowiązek wystawienia faktury korygującej m.in. wtedy, gdy dokonano zwrotu całości lub części zapłaty otrzymanej przed sprzedażą, a także wtedy, gdy stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.
Jakie możemy wysnuć z tego wnioski?
Nie każdą zmianę dotyczącą faktury zaliczkowej można potraktować jako prostą korektę nazwy towaru. Kluczowe jest ustalenie, co rzeczywiście się wydarzyło: czy klient zmienił zamówienie, czy też od początku zamówienie było takie samo, a błąd pojawił się wyłącznie przy wystawianiu faktury.
To rozróżnienie decyduje o skutkach dokumentacyjnych. W pierwszym przypadku właściwa będzie korekta faktury zaliczkowej „do zera” i wystawienie nowej faktury. W drugim przypadku właściwa będzie zwykła korekta błędnej pozycji faktury.
W praktyce warto więc każdorazowo ustalić, czy zmienia się sama czynność opodatkowana, czy tylko opis tej czynności na fakturze. Od tego zależy prawidłowe rozliczenie rozliczenie podatku od towarów i usług oraz sposób udokumentowania zaliczki.
Autor: Michał Jerz – Starszy konsultant podatkowy
Data publikacji: 29 kwietnia 2026 r.
