Przedsiębiorcy prowadzący ośrodki szkolenia kierowców często zadają sobie pytanie czy muszą prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, aby rozliczyć 100% kosztów eksploatacji samochodu w podatku dochodowym. Odpowiedź wymaga przeanalizowania nie tylko przepisów o podatkach dochodowych, ale również stosownych regulacji z zakresu podatku VAT.
Ale co ma VAT do PIT lub CIT? W tej konkretnej sytuacji bardzo wiele…
Przedsiębiorcy, którzy używają samochodów osobowych w działalności gospodarczej, mogą co do zasady zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jedynie 75% wydatków eksploatacyjnych, takich jak zakup paliwa, naprawy, serwis czy części zamienne.
Te 25% wydatków, które „przepada”, to konsekwencja założenia ustawodawcy, że samochód służy nie tylko firmie, ale też celom prywatnym. Aby móc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 100% wydatków, trzeba udowodnić, że samochód jest używany wyłącznie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Jednym z podstawowych narzędzi służących do tego celu jest właśnie ewidencja przebiegu pojazdu, a więc dokument, w którym przedsiębiorca zapisuje każdy wyjazd służbowy, notując datę, cel podróży oraz liczbę przejechanych kilometrów. Czy w przypadku nauki jazdy ewidencja jest konieczna?
Kluczem do zrozumienia sytuacji prawnej jest to, w jaki sposób przepisy o VAT traktują usługi szkolenia kierowców.
Kursy na prawo jazdy kategorii B – zarówno godziny obowiązkowej, jak i dodatkowej jazdy – korzystają ze zwolnienia przedmiotowego z podatku VAT. Dlaczego? Ponieważ są traktowane jako usługi kształcenia zawodowego prowadzone według ściśle określonych zasad i procedur. Ustawa o VAT w art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. a stanowi, że zwolnione z podatku są usługi kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego, które są prowadzone w formach i na zasadach przewidzianych w odrębnych przepisach. A kursy na prawo jazdy są dokładnie regulowane przez ustawę o kierujących pojazdami – od programu szkolenia, przez wymagania wobec pojazdów szkoleniowych, aż po kwalifikacje instruktorów. Dlaczego to ma znaczenie? Bo skoro szkoła nauki jazdy świadczy usługi zwolnione z VAT, nie przysługuje jej prawo do odliczenia podatku VAT od zakupu i eksploatacji samochodów szkoleniowych. A jeśli nie ma prawa do odliczenia VAT, to nie ma też obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu na gruncie przepisów o VAT.
W jaki sposób jednak przepisy o VAT łączą się z podatkiem CIT lub PIT?
Tutaj zaczyna się najciekawsza część. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) w art. 16 ust. 5f wprowadza domniemanie, że brak ewidencji przebiegu pojazdu oznacza jego używanie zarówno do celów działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych. W efekcie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jedynie 75% wydatków. Brzmi to jak pułapka dla szkół nauki jazdy, prawda? Na szczęście ustawodawca przewidział wyjątek. Art. 16 ust. 5g ustawy o CIT stanowi jasno, że domniemania nie stosuje się, jeśli na podstawie przepisów o VAT przedsiębiorca nie jest obowiązany do prowadzenia ewidencji. Przepisy o CIT odsyłają zatem wprost do regulacji z ustawy o VAT. Jeśli na gruncie VAT, w związku ze zwolnieniem przedmiotowym i brakiem prawa do odliczenia podatku naliczonego, nie występuje obowiązek prowadzenia ewidencji, to również w rozliczeniach CIT nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji, aby zaliczyć 100% kosztów eksploatacji do kosztów uzyskania przychodów. Identycznie do przyjętych na gruncie CIT, wyglądają rozwiązania prawnopodatkowe na gruncie PIT.
Stanowisko organów podatkowych w tej sprawie jest od lat niezmienne i korzystne dla podatników. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wielu interpretacjach indywidualnych potwierdził, że szkoły nauki jazdy, które świadczą usługi zwolnione z VAT, nie są czynnymi podatnikami VAT i używają samochodów wyłącznie do nauki jazdy, mają prawo do zaliczenia 100% kosztów eksploatacji pojazdów do kosztów podatkowych, bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu.
Przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 19 grudnia 2023 roku (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.734.2023.2.DJD) organ stwierdził: „skoro wskazane samochody osobowe wykorzystywane będą przez Panią wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie nauki jazdy, a przy tym nie jest Pani zarejestrowana jako czynny podatnik podatku od towarów i usług (…) i nie jest Pani zobowiązana do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, to (…) będzie miała Pani prawo do uwzględniania w kosztach podatkowych 100% wydatków związanych z zakupem paliwa, materiałów eksploatacyjnych, części oraz napraw samochodów”.
Podobne stanowisko Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zajął w interpretacjach indywidualnych z dnia 24 grudnia 2024 roku oraz z dnia 11 kwietnia 2025 roku. Linia interpretacyjna organów podatkowych jest stabilna i spójna od lat.
Choć brak obowiązku prowadzenia ewidencji może być ułatwieniem dla podatników, należy pamiętać o kilku istotnych warunkach. Aby móc zaliczyć pełne kosztu do KUP, samochód musi być rzeczywiście używany wyłącznie do prowadzenia szkoleń. Nie można wykorzystywać go do celów prywatnych ani w innych celach niezwiązanych z nauką jazdy.
Choć formalnie przedsiębiorca szkolący przyszłych kierowców nie musi prowadzić ewidencji przebiegu, warto zadbać o dokumentację, która potwierdzi, że samochody są używane wyłącznie do nauki jazdy. Dlaczego? Bo w razie kontroli skarbowej to na podatniku będzie ciążył obowiązek udowodnienia, że pojazdy służą tylko celom firmowym. Jakiego rodzaju dokumenty mogą być pomocne? Grafiki jazd z kursantami, wewnętrzny rejestr użycia samochodów, umowy z kursantami oraz każda dokumentacja potwierdzająca sposób użytkowania pojazdów. Zgodnie z art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Im więcej dokumentów potwierdzających wyłącznie firmowy charakter użytkowania samochodów, tym lepiej.
Autor: Norbert Napieraj – Doradca podatkowy
Data publikacji: 14 sierpnia 2026 r.
